Voor organisaties en hun klanten is het zaak- of klantdossiers niet zo maar een verzameling documenten. Zowel de organisatie als de klant kan er rechten en plichten aan ontlenen, het dossier bevat immers een vorm van bewijs van wat er is gebeurd en afgesproken.
Het dossier wordt ook steeds belangrijker inzake de transparantie en verantwoording van het handelen van een organisatie, zeker in overheidscontext.
Waar moet men dan aan denken als er sprake is van digitaal werken?
Indien de inhoud van een digitaal dossier bewijskracht moet hebben , in concreto de status van origineel moet hebben, dan dient het zo te zijn dat dit een papieren exemplaar daadwerkelijk vervangt.
Een digitaal archief kan op verschillende wijzen ontstaan: door omzetting van een papieren archief, door omzetting van een dossier tijdens het aanleggen ervan of direct na sluiting van een dossier of direct vanuit ‘digitaal geboren’ stukken. In geval van omzetting dient de bewijskracht van het oorspronkelijk papieren document dan over te gaan op het digitale exemplaar: pas dan is er sprake van vervanging.
Om tot vervanging te komen en de daarvoor benodigde toestemming / machtiging te verkrijgen zijn verschillende zaken van belang. Denk hierbij aan de te hanteren digitale formaten, een al dan niet
digitale handtekening maar ook aan enkele procesmatige eisen waaraan digitalisering moet voldoen.
Indien de weg naar digitaal werken is ingeslagen, dan heeft organisatie er natuurlijk ook belang bij de relevante stukken al zoveel als mogelijk digitaal binnen te krijgen.
Hierbij moet breder worden gekeken dan alleen naar digitale documenten. Steeds meer zullen ook andere objecten als een filmpje, geluidsopnames, foto’s etc. in digitale vorm worden aangeleverd. Ook voor die objecten zal de juiste opslagwijze moeten worden gekozen, omdat vervanging niet los worden gezien van digitale duurzaamheid.
Welke aanpak werkt?
Neem de richtlijnen van het vervangingsbesluit van OC&W als eerste uitgangspunt. Dit behelst zowel technische als procedurele maatregelen en keuzen. Wij kunnen het proces samen met u zo inrichten dat u goed voorbereid bent voor een besluit tot vervanging. Uw organisatie (of de door voor uw organisatie relevante zorgdrager) kan vervolgens dit besluit nemen en effectueren.
Hanteer de juiste standaards. Er zijn al verschillende internationale digitale standaards die passen in het bredere perspectief van digitale duurzaamheid. Probeer het wiel dus niet opnieuw uit te
vinden!
Houdt het digitale archief al bij het begin van het digitale werkproces voor ogen. Realiseer u dat wat er aan het begin ‘verkeerd’ gaat, bijvoorbeeld het opslaan van een niet digitaal duurzaam formaat, aan het eind gerepareerd moet worden. En dat is altijd omslachtiger en duurder.
Bij het inrichten van voorzieningen die digitaal aanleveren van objecten door klanten mogelijk maken, moet dit als leidend principe worden aangehouden.
Meer weten? Neem contact met ons op.