Doel
Binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) wordt op het bestuursdepartement al een aantal jaren het systeem DigiJust gebruikt voor digitaal dossierbeheer en stukkenstromen.
Geleidelijk aan zijn ook andere JenV-onderdelen, zoals uitvoeringsorganisaties DJI, IND, DT&V en Justis DigiJust gaan gebruiken. Op deze manier worden het documentbeheer en de digitale afhandeling van stukken gestandaardiseerd. Ook een onderdeel van BZK heeft DigiJust gekozen als dossiersysteem voor het beheer van het rijksvastgoed.
De CIO-raad van JenV heeft DigiJust uitgeroepen tot ‘generieke standaardvoorziening’ die voor alle JenV onderdelen beschikbaar moet worden gesteld. Hiertoe is de Dienst DigiJust opgericht die verantwoordelijk is voor exploitatie, support, implementatie en doorontwikkeling van de voorziening en de bijbehorende dienstverlening. In verschillende rollen hebben wij bijgedragen aan de ontwikkeling, inrichting, professionalisering en positionering van de dienst DigiJust.
Onze Aanpak
Als senior adviseur voor de dienst hielpen wij mee aan de transformatie van de dienst van een systeem voor het bestuursdepartement naar een bedrijfskritische voorziening voor heel JenV.
- Ontwikkeling van een visie en schrijven van een meerjarenplan voor de meerjarige doorontwikkeling van de dienst.
- Opzet van een sturingsmodel en afstemming met diverse betrokken partijen zoals service partners, beheerders en afnemers.
- Implementatieadvies ten behoeve van aansluiting en inrichting van het systeem van nieuw afnemers en ter ondersteuning van nieuwe bedrijfsprocessen.
- Ontwikkeling, invoering en optimalisatie van ‘kortcyclisch werken’ waardoor realisatie op een meer Agile/scrum wijze, met meer betrokkenheid van de stakeholders kan worden uitgevoerd. Deze werkwijze is vervolgens samen met de service partij verder doorontwikkeld naar een DevOps.
Als product owner legden wij de verbinding tussen de opdrachtgever, alle stakeholders en het team bij het shared service center dat DigiJust onderhoudt en doorontwikkelt.
- Vertaling van thema’s uit het meerjarenplan in nieuwe/verbeterde functionaliteit en technische kwaliteitsverbetering in een (meerjarige) roadmap en prioritering in sprints;
- Requirementsanalyse en specificatie van functionaliteit;
- Integratie van de DigiJust voorziening in het systeemlandschap van de klantorganisaties, zoals koppelingen met processystemen en koppelingen met IAM voorzieningen;
- Voorbereiding van de aansluiting van DigiJust op het Centraal Digitaal Depot (CDD) van de Justitiële Informatiedienst;
- Inwerken en overdragen van het product-ownerschap aan een interne medewerker.
Sinds de programmatische vernieuwing van DigiJust zijn diverse kaders ontstaan en gewijzigd. Daarnaast zijn binnen JenV domeinen gedefinieerd, waaronder het domein ‘Documentdiensten’ waar DigiJust onder valt. Als informatiearchitect herijkten wij de dienst aan de kaders die binnen JenV en de overheid van toepassing zijn:
- Uitwerking van een overzicht van toepasselijke kaders;
- Architectuurbeschrijving van DigiJust op het niveau van business architectuur, applicatie-architectuur en informatiearchitectuur;
- FIT-GAP analyse van de huidige architectuur aan de kaders en bijbehorende aanbevelingen;
- Heldere positionering van DigiJust in de domein-architectuur Documentdiensten JenV.
Het Resultaat
- De dienst is verder geprofessionaliseerd door processen ten aanzien van planning & control, behoeftenbeheer, financieel management en wijzigingenbeheer herhaalbaar te maken;
- Vernieuwing vind planmatig en beheerst plaats door een DevOps team via een Agile proces;
- DigiJust is duidelijk gepositioneerd in het landschap van JenV.