Doel
Binnen de vreemdelingenketen werkt een groot aantal partijen in keten- en netwerkverband samen. Naast de IND en COA zijn ook Buitenlandse zaken, de Koninklijke Marechaussee, Zeehavenpolitie, Vreemdelingenpolitie, DJI en DT&V als kernorganisaties betrokken.
Het doel van de opdracht was om, in beperkte doorlooptijd, een beeld te vormen van de mogelijkheden en belemmeringen binnen de kernorganisaties ten aanzien van digitale dossiervorming en het delen van informatie, zodat op termijn een digitaal Vreemdelingenketenarchief (dVKA) tot stand kon worden gebracht.
Op grond van de resultaten diende een advies voor vervolgacties te worden gegeven, zodat de eerste stappen richting een dVKA konden worden gezet.
De opdracht is uitgevoerd voor de Programmadirectie Identiteitsmanagement & Immigratie, welke nu als Directie Regie Migratie onderdeel is van het Ministerie van J&V.
Onze Aanpak
Om de digitale samenwerking in de keten mogelijk te maken is, in intensieve samenwerking met de ketenpartners, een onderzoek uitgevoerd in de vorm van een Quick Scan, die door ons op een gestandaardiseerde wijze is opgezet. Over de Quick Scans heen is een QA-proces ingericht zodat niet alleen rapportageopzet en -stijl maar vooral ook de detaillering van de bevindingen vergelijkbaar zou blijven. Op deze wijze is er, gezien de doorlooptijd noodzakelijk, door verschillende teams parallel onderzoek gedaan. De resultaten konden door de opzet van het onderzoek en de QA goed worden geïntegreerd tot een totaalbeeld van digitale volwassenheid van de Vreemdelingenketen, waarmee een gefundeerd advies voor de vervolgstappen kon worden gegeven.
De Quick Scan bevatte de volgende onderdelen:
- inventarisatie van de digitaliseringsgraad van de organisatie binnen het vijf-stappen-model voor digitaal werken. Hierbij zijn de primaire processen met ondersteunende systemen en werkwijzen onderzocht en gewaardeerd naar volwassenheid in digitalisering.
- de formele kaders van de organisatie (de basis voor hun handelen) inclusief de voor hun dossiervorming geldende wet- en regelgeving zijn in kaart gebracht. Hiermee worden de ‘spelregels’, verantwoordelijkheden en (on)mogelijkheden voor digitale dossiervorming én het delen van dossierinhoud met andere organisaties duidelijk.
- met het perspectief van het dVKA voor ogen, is bepaald welke stappen de organisatie nog moet zetten in digitalisering van processen en systemen, om op een dusdanig niveau te komen dat zij kan bijdragen aan de vorming en gebruik van een dVKA.
Resultaat
Een overkoepelende rapportage die een helder en realistisch antwoord gaf op de kernvraag: wat is de huidige situatie van digitalisering bij de betreffende ketenpartners inzake de voor het dVKA relevante onderdelen en in hoeverre / onder welke condities is het tot stand komen van een digitaal vreemdelingenketenarchief mogelijk?
Onze rapportage omvatte niet alleen concrete vervolgstappen op zowel keten- als organisatieniveau, maar ook advies voor de rol van ketenregie en -financiering voor de stappen richting het dVKA. Hiermee kon vertraging door verschil in focus tussen de ketenpartners of financieringdiscussie over benodigde ontwikkelingen binnen de betreffende organisaties worden voorkomen.
De concepten voor een dVKA zijn door ons uitgewerkt naar mogelijke realisatierichtingen binnen de aanwezige ketenarchitectuur, met een duidelijke fasering van de aan te sluiten ketenpartners.
Het dVKA is in lijn met onze adviezen binnen een jaar doorontwikkeld als voorziening van én voor de twee belangrijkste ketenpartners IND en DT&V. De overige organisaties konden in hun werkprocessen ook van de inhoud gebruikmaken en zij zijn inmiddels (deels) zoveel verder in de digitalisering van hun werkproces dat ook zij aan de inhoud van het dVKA bijdragen.
Onze klant over dit project
De mate van detail die door de consultants in korte tijd boven tafel is gehaald was bijzonder waardevol om ons beeld van (on)mogelijkheden in de keten te ijken. Hun realistische adviezen en de wijze waarop zij ons doel naar een concept en een praktische invulling en fasering hebben helpen vertalen, heeft de (snelle en succesvolle) realisatie van het dVKA mede mogelijk gemaakt.