Doel
In het domein van de omgevingsdiensten spelen data en de uitwisseling van data een grote rol. Met de komst van de nieuwe Omgevingswet en het bijbehorende Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) wordt het belang van data alleen maar groter. Eén van de ambities van de DCMR is daarom om een datagedreven organisatie te worden waarin:
- De DCMR de gegevens die nodig zijn in haar processen efficiënt en betrouwbaar met de provincie, gemeente, ketenpartners, bedrijven en burgers kan uitwisselen, en
- Alle medewerkers waardevolle informatieproducten kunnen maken op basis van betrouwbare gegevens.
Wij zijn door de DCMR gevraagd hen te helpen bij het in kaart brengen van de huidige en gewenste situatie en hen te begeleiden bij de verandering die nodig is om de ambitie van de Datagedreven DCMR te realiseren.
Onze Aanpak
Eind 2018 hebben wij in opdracht van de directie een “foto” gemaakt van de informatiehuishouding binnen de DCMR. Deze foto schetst de contouren van een datagedreven DCMR en beschrijft een transitieaanpak om deze ambitie in een aantal jaren te realiseren. Wij begeleiden de DCMR als multidisciplinair “Transitieteam”.
De kern van onze aanpak is het pendelen tussen top-down ontwerpen en bottom-up ontwikkelen om zo samen met de medewerkers stap voor stap naar de gewenste situatie te groeien. Waar mogelijk maken we gebruik van reeds aanwezige “beginnetjes”. Deze werkwijze heeft als voordeel dat resultaten totstandkomen in samenwerking tussen de externe adviseurs en de verantwoordelijken in in de organisatie. Na ons vertrek kan de DCMR de informatievoorziening zelf op orde houden en verder ontwikkelen.
In 2019 zijn belangrijke randvoorwaarden voor de datagedreven DCMR ingevuld. De transitie informatievoorziening is gestart met een inventarisatie van de lopende initiatieven en projecten met een informatiecomponent. In co-creatie van het transitieteam en DCMR-medewerkers is op basis daarvan een aantal kaders uitgewerkt, zoals de projectstandaarden, principes en richtlijnen van de Enterprise Architectuur en de afspraken met betrekking tot architectuur; de Architectuur Governance.
In 2020 worden de kaderproducten uitgebreid en op basis van de ervaringen verder verfijnd. 2020 staat echter vooral in het teken van de verdere implementatie van de nieuwe werkwijze, zodat de DCMR zelfstandig in staat is om conform de nieuwe kaders te werken, deze verder door te ontwikkelen, en zo de ambitie van de datagedreven DCMR te realiseren.
Het doel kan alleen worden gerealiseerd wanneer er centrale afspraken en voorzieningen zijn om gegevens te beheren, te bewerken en te gebruiken. Dit is voor DCMR een grote verandering. Omdat nog veel informatie decentraal wordt beheerd ontbreekt het aan voorzieningen om gegevens op een goede manier tussen de verschillende afdelingen te delen.
Het Resultaat
Het project is nog niet afgerond, enkele deelresultaten zijn:
- Inrichting van een portfoliomanagementproces dat overzicht geeft in het complete projectenportfolio en en het mogelijk maakt om integraal projecten te prioriteren, te plannen en te sturen. Dit helpt ook om te kunnen verantwoorden aan welke ICT-ontwikkelingen de DCMR haar capaciteit besteedt en aan welke niet.
- Projectstandaarden die enerzijds bijdragen aan betere projectsturing en anderzijds de aansluiting op het portfoliomanagementproces waarborgen.
- Een Enterprise Architectuur, waarin principes en richtlijnen zijn uitgewerkt met als doel grip te houden op de ontwikkeling van het steeds complexere ICT-landschap, en de bijbehorende architectuurgovernance die aansluit op portfoliomanagement en het projectenproces.
- Een systematiek voor gegevensbeheer waarmee de beschikbaarheid en datakwaliteit van alle informatie die binnen de DCMR wordt gebruikt wordt verhoogd. Het doel is dat de medewerkers van de DCMR zich meer kunnen richten op het maken van waardevolle informatieproducten op basis van betrouwbare gegevens.
- Diverse presentaties, visuals en een film ten behoeve van communicatie over de Datagedreven DCMR.
Onze klant over dit project
Singel en Partners heeft DCMR ondersteund in de transitie naar een datagedreven organisatie. De combinatie van kennis en ervaring op het gebied van informatietechnologie en veranderkunde bij mensen en organisaties hebben als resultaat dat de DCMR nu koploper is in de vernieuwing van producten en processen en dat deze aanpak geborgd is in een vernieuwde organisatie.
Maarten de Hoog – Plv Directeur